Самое большое заблуждение в сфере корпоративной печати касается темы угроз безопасности. К сожалению, мало кто из руководителей или офисных сотрудников учитывает риск несанкционированного доступа к данным через печатное устройство. Посредством удаленного или локального взлома можно получить данные обо всех документах, отпечатанных на устройстве за недавнее время. Это чревато утратой конфиденциальности корпоративной информации, а также утечкой персональных данных. Последствия этого могут быть самые разнообразные, начиная от репутационных потерь и заканчивая крупными скандалами с судебными разбирательствами.

Нужно ли менять печатную технику, если она работает? Казалось бы, для чего тратить деньги на приобретение новых моделей принтеров, если имеющиеся в офисе все еще выполняют свои функции на протяжении 5-10 лет или даже более. Дело в том, что коммерческая печатная техника имеет условный срок эксплуатации в 60 месяцев. Этот период закладывается всеми вендорами офисных принтеров и МФУ. По истечению этого периода принтеры могут продолжать работать, но риск их поломки значительно повышается.

Во многих компаниях выбором печатной техники занимаются офис-менеджеры и реже системные администраторы. Но зачастую это делается с учетом обобщенных критерий: доступного бюджета и нужного количества принтеров на офис (это обычно определяют руководители). При этом не учитываются системообразующие параметры, такие как назначение (бытовые или коммерческие), ресурс картриджа, возможность внедрения систем автоматизации и контроля, стоимость дальнейшего обслуживания, и тому подобное.

Тема использования совместимых картриджей (не оригинальных аналогов сторонних производителей) и их повторной заправки тонером очень дискуссионная. В корпоративной среде далеко не все руководители и офисные менеджеры понимают разницу между использованием более дешевой копии картриджа и оригинала. Есть ли смысл переплачивать? Да, смысл применять только оригинальные комплектующие есть.

Очень часто компании при оценке затрат на корпоративную печать забывают учесть тот факт, что сотрудники в офисе могут печатать в личных целях. По статистическим данным, в штате из 100-300 сотрудников в месяц может печататься до 4000 страниц в личных целях. Мы разобрали эту ошибку на отдельном вебинаре, здесь же приводим отрывок этого вебинара.

Массовая корпоративная ошибка заключается в том, что принтеры закупаются не по конкретному назначению, а по бюджету. Мол, есть n-ая сумма денег, и на нее нужно купить как можно больше принтеров, чтобы не было очередей и «хватило всем». Что не так в этом подходе – мы разобрали на отдельном вебинаре по ошибкам в организации офисной печати. Здесь же приводим отрывок этого вебинара.

Стоимость услуг в сфере офисной печати определяется преимущественно качеством работы инженеров и профессионализмом подхода. Далеко не всегда в офисах прибегают к услугам профильных инженеров-подрядчиков, которые устанавливают ценник не ниже, а иногда и выше рынка. Чаще всего клиент при найме подрядчика желает сбросить с себя всю ответственность за работу принтеров и их обслуживание. Ему все равно, как система будет работать, какой тонер будет заправляться в картриджи, и где будут ремонтироваться принтеры и МФУ.

Частое заблуждение касается того, что не обязательно контролировать ежедневно уровень тонера в офисных принтерах и следить за их состоянием. Если понадобится обслуживание или ремонт, то этим сразу же займется IT-отдел компании или подрядчик, который предоставляет услуги аутсорсинга печати. Но в реальности из-за отсутствия такого контроля случаются переплаты бюджета и значительные задержки в починке техники.

Согласно статистике, в 90% офисов не осуществляется последовательный контроль бизнес-процесса печати. Это значит, что никто не несет ответственности совокупно за техническое состояние, экономичность расходования материалов и контроль закупок.

Чтобы начать экономить на офисной печати, нужно в первую очередь разобраться, что мешает это делать уже сейчас. Для этого и разработан процесс аудита. Он позволяет собрать воедино картину расходов и не промахнуться с дальнейшими планами.