Одна из распространенных ошибок в среде корпоративной печати – отсутствие понимания того, в какую сумму обходится одна напечатанная страница. Большинство поверхностных расчетов в офисах базируются на суммировании стоимости листов бумаги и сменного картриджа (или услуги заправки тонера). И все, больше никакие параметры не учитываются.

Стоимость услуг в сфере офисной печати определяется преимущественно качеством работы инженеров и профессионализмом подхода. Далеко не всегда в офисах прибегают к услугам профильных инженеров-подрядчиков, которые устанавливают ценник не ниже, а иногда и выше рынка. Чаще всего клиент при найме подрядчика желает сбросить с себя всю ответственность за работу принтеров и их обслуживание. Ему все равно, как система будет работать, какой тонер будет заправляться в картриджи, и где будут ремонтироваться принтеры и МФУ.

Частое заблуждение касается того, что не обязательно контролировать ежедневно уровень тонера в офисных принтерах и следить за их состоянием. Если понадобится обслуживание или ремонт, то этим сразу же займется IT-отдел компании или подрядчик, который предоставляет услуги аутсорсинга печати. Но в реальности из-за отсутствия такого контроля случаются переплаты бюджета и значительные задержки в починке техники.

Согласно статистике, в 90% офисов не осуществляется последовательный контроль бизнес-процесса печати. Это значит, что никто не несет ответственности совокупно за техническое состояние, экономичность расходования материалов и контроль закупок.

Как обычно в корпоративной практике происходит обеспечение печатных устройств в офисе расходными материалами? Каждый месяц отдел закупок приобретает определенное количество пачек бумаги и тонера. Чаще всего этот объем не коррелируется с реальными расходами и всегда одинаков.

Даже если вы в командировке на Карибах, вы можете отправить договор на печать в далекую Россию или Америку, обойдя электронную почту, авиапересылку пакета документов, без розыска факса в ближайшей хижине. Корпорация Google максимально облегчает жизнь офисных компаний своим инструментарием.

Чтобы начать экономить на офисной печати, нужно в первую очередь разобраться, что мешает это делать уже сейчас. Для этого и разработан процесс аудита. Он позволяет собрать воедино картину расходов и не промахнуться с дальнейшими планами.

Принтеры и МФУ могут быть подвержены риску хакерского взлома. По данным международных экспертов из Cybersecurity Ventures, в мире каждые 14 секунд происходит одна кибератака со взломом базы данных на тех или иных устройствах. До недавних пор мало кто всерьез рассматривал тему безопасности принтеров, считая их наиболее безопасной офисной оргтехникой. Но это не так.

27 ноября в рамках Бизнес-завтрака Global CIO «Аутсорсинг. Как правильно выстраивать работу» встретились IT-руководители и представители аутсорсинга, чтобы обсудить проблемные вопросы обеих сторон. Игорь Челебаев в свою очередь «подогрел» аудиторию горячей темой «Страх и ненависть Аутсорсинга печати».